কেউ নিখুঁত নয়। আপনি যখন অনেক ক্লায়েন্ট বা দীর্ঘ করণীয় তালিকা নিয়ে কাজ করছেন, তখন কিছু ইমেল আপনার ফোনে বিব্রতকর সময়ের জন্য খোলা না থাকতে পারে। আপনি যখন নিজের ভুল বুঝতে পেরে লজ্জিত, নার্ভাস বা বিচলিত বোধ করতে পারেন, তখন ক্ষমাপ্রার্থী দেরিতে ইমেল প্রতিক্রিয়ার মাধ্যমে জড়িত ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করে পরিস্থিতি ঠিক করা গুরুত্বপূর্ণ।
যদি লিখিত যোগাযোগ আপনার শক্তি না হয় এবং আপনি এই ইমেলটি তৈরি করতে সংগ্রাম করছেন, তাহলে আতঙ্কিত হবেন না! আমরা বিভিন্ন পরিস্থিতিতে চারটি বিলম্বিত ইমেল প্রতিক্রিয়া টেমপ্লেট নিয়ে এসেছি যাতে আপনি আন্তরিকভাবে ক্ষমাপ্রার্থী কীভাবে প্রতিক্রিয়া জানাবেন এবং একসাথে এগিয়ে যাওয়ার পরিকল্পনা করতে পারেন তার একটি বেসলাইন থাকতে পারে।
অধিকার
দেরিতে ইমেল প্রতিক্রিয়া লেখার জন্য আপনার কারণ যাই হোক না কেন, এই বার্তাটি তৈরি করার জন্য কিছু করণীয় এবং করণীয় রয়েছে৷
- পেশাদার যোগাযোগের সমস্ত সঠিক উপাদান মনে রাখবেন। এই ইমেলের উদ্দেশ্য হল ক্ষমা চাওয়া এবং প্রদর্শন করা যে আপনি এখনও একজন পেশাদারের সাথে কাজ করার যোগ্য৷ একটি সরাসরি, নির্দিষ্ট বিষয় লাইন রাখুন, একটি পেশাদার অভিবাদন দিয়ে শুরু করুন, সর্বদা প্রুফরিড করুন, নৈমিত্তিক অপবাদ এড়িয়ে চলুন, একটি পেশাদার সুর রাখুন এবং একটি সমাপনী স্বাক্ষর দিয়ে শেষ করুন। যখন আপনার একটি বিলম্বিত প্রতিক্রিয়া থাকে, তখন আপনি বিশৃঙ্খল এবং অ-পেশাদার দেখাতে পারেন। একটি সুগঠিত, চিন্তাশীল নোট যা মেনে চলে সেই ধারণার সাথে লড়াই করুন ইলেকট্রনিক যোগাযোগের সমস্ত পেশাদার মান .
- দোষ যেখানে প্রাপ্য সেখানে দোষ স্বীকার করুন। দেরী ইমেলের কারণ যাই হোক না কেন - ব্যক্তিগত জরুরি অবস্থা ছিল বা আপনি সম্পূর্ণভাবে ভুলে গেছেন - বিলম্বের জন্য আন্তরিকভাবে ক্ষমাপ্রার্থী৷ সেই দোষ স্বীকার করা দেখাবে যে আপনি আপনার কাজের জন্য দায়িত্ব গ্রহণ করেন এবং শুধুমাত্র অন্য কাউকে দোষারোপ করবেন না।
- খোলা এবং সৎ হতে. আপনি স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করলে, আপনি আপনার বিলম্বের কারণ শেয়ার করতে পারেন। খুব বেশি ব্যক্তিগত বিবরণে যাবেন না; আপনার মায়ের ক্যান্সার ধরা পড়েছে এমন কথা বলার পরিবর্তে, শুধু বলুন আপনি পরিবারের একজন সদস্য সম্পর্কে কিছু খারাপ খবর পেয়েছেন এবং আপনি এই কঠিন সময়ে তাদের সাহায্য করার জন্য ব্যস্ত হয়ে পড়েছেন। প্রত্যেকেই এই সত্যের সাথে সম্পর্কিত হতে পারে যে জীবনে, জিনিসগুলি ঘটে। খুব বেশি প্রকাশ না করে আপনার জীবনে একটি ছোট আভাস দেওয়া, আপনি কিসের মধ্য দিয়ে যাচ্ছেন সে সম্পর্কে তাদের ধারণা দিতে পারে এবং আপনি কোথা থেকে আসছেন তা তারা আরও বুঝতে পারবে।
- অতিরিক্ত আবেগপ্রবণ হবেন না। যদিও এটি আপনার ক্লায়েন্টের সাথে সৎ হওয়া গুরুত্বপূর্ণ, কারণ এটি বিশ্বাস বৃদ্ধি করতে পারে, সততা এবং TMI এর মধ্যে পার্থক্য রয়েছে। আপনি যাই ঘটুক না কেন, পেশাদার যোগাযোগ আপনার সমস্যাগুলি আনলোড করার জায়গা নয়। আপনার প্রতিক্রিয়া মসৃণ রাখুন এবং অপ্রয়োজনীয় বিবরণ মুছে ফেলুন। আপনি বলতে পারেন যে আপনি ক্ষতির সম্মুখীন হয়েছেন, তবে এর চেয়ে বেশি নির্দিষ্ট কিছু পাবেন না।
- আপনি এগিয়ে যাওয়ার জন্য কী পরিকল্পনা করছেন সে সম্পর্কে আপনার পরবর্তী পদক্ষেপগুলি বিস্তারিত করুন। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণভাবে, আপনি এখন ধরা পড়ার পরে কীভাবে প্রকল্পটিকে এগিয়ে নিয়ে যাবেন সে সম্পর্কে আপনার বিশদ পরিকল্পনার সাথে যোগাযোগের এই ত্রুটিটি প্যাচ করুন। আপনার পদক্ষেপগুলি কী, সেগুলির থেকে আপনার কী প্রয়োজন এবং আপনি যে কোনও প্রকল্পের গতিতে ব্যাক আপ করার জন্য আপনি উভয়ই কীভাবে একসাথে কাজ করতে পারেন তা তাদের জানান।
খোলা এবং সৎ যোগাযোগ প্রায় যেকোনো সমস্যা সমাধান করতে পারে। একটি ভাল শব্দযুক্ত ইমেল আপনাকে এই পেশাদার সম্পর্ক মেরামত করতে ট্র্যাকে ফিরে যেতে সাহায্য করতে পারে।
দেরী ইমেল প্রতিক্রিয়া টেমপ্লেট
1. যখন আপনি উত্তর দিতে ভুলে গেছেন
আমরা সবাই এর জন্য দোষী; আপনি একটি ইমেল খুলুন, আপনার মাথায় উত্তর দিন, পরে প্রতিক্রিয়া জানাতে একটি মানসিক নোট তৈরি করুন , এবং তারপর আপনি...কখনো সাড়া দেবেন না। আপনি যখন মনে রাখবেন, আপনি তাদের এক সপ্তাহ বা তার বেশি সময় ধরে ঝুলিয়ে রেখেছেন।
একটি সাহিত্যিক যন্ত্র যা গল্পে পরবর্তীতে কী ঘটবে সে সম্পর্কে ইঙ্গিত দেয়
তাহলে আপনি কীভাবে একটি প্রতিক্রিয়া তৈরি করবেন যাতে আপনি সম্পূর্ণরূপে অ-পেশাদার এবং অসংগঠিত না দেখান?
প্রাপক -
আমি এখন আপনার ইমেল ফেরত দেওয়ার জন্য খুবই দুঃখিত। আপনি এটি পাঠানোর পরেই আমি আপনার ইমেলটি পড়েছিলাম এবং সেই সন্ধ্যায় উত্তর দিতে চেয়েছিলাম। সবকিছুর সাথে সাথে, এটি এলোমেলো হয়ে গেছে, এবং আমি আশা করি আপনি এত দেরী প্রতিক্রিয়ার জন্য আমাকে ক্ষমা করবেন।
একবার আপনি ক্ষমা চাইলে, আপনি তাদের ইমেলে প্রতিক্রিয়া চালিয়ে যেতে পারেন।
2. যখন আপনি একটি প্রকল্পের সময়সীমা মিস করেছেন
কখনও কখনও একটি ইমেলের ধীর প্রতিক্রিয়ার ফলে একটি সময়সীমা মিস হতে পারে। এই দৃষ্টান্তে, আপনাকে কেবল ক্ষমা চাইতে হবে না, তবে একটি পরিবর্তিত টাইমলাইন নিয়ে আসতে ক্লায়েন্টের সাথে একসাথে কাজ করতে হবে যা আপনার উভয় প্রয়োজনের সাথে খাপ খায়। আপনার প্রান্তে সমাধান এবং পরামর্শ অফার করা দেখাবে যে আপনি সমস্যা-সমাধান এবং মানিয়ে নিতে প্রস্তুত।
প্রাপক -
আমি আপনাকে জানাতে দুঃখিত যে আমার কাছে এখনও প্রকল্পের এই অংশটি সম্পূর্ণ হয়নি এবং আমি আমাদের সময়সীমা মিস করেছি। আমার একটি ব্যক্তিগত ঘটনা ঘটেছিল যা আমার প্রাপ্যতাকে প্রভাবিত করেছিল [বা] অপ্রত্যাশিত জটিলতার কারণে, টাস্কের এই বিশেষ অংশটি আমাদের টাইমলাইনে পূর্বে বরাদ্দ করা থেকে বেশি সময় নেয়। এটি আপনার শেষের দিকে হতে পারে এমন কোনো জটিলতার জন্য আমি দুঃখিত। আমি বিশ্বাস করি একটি নিবেদিত প্রচেষ্টার সাথে, আমি এই তারিখের মধ্যে প্রকল্পের এই অংশটি সম্পূর্ণ করতে সক্ষম হব। ট্র্যাকে ফিরে আসার জন্য এবং আমাদের পরবর্তী সময়সীমাতে আঘাত করার জন্য, আমি পরামর্শ দিই যে আমরা এই ব্যক্তিকে আমাদের প্রকল্পটি শেষ করতে সাহায্য করার জন্য নিয়ে আসব।
আপনার সময় ব্যবস্থাপনা দক্ষতা বুঝতে এই ভুলটি ব্যবহার করুন এবং ভবিষ্যতে ভবিষ্যদ্বাণী করুন যদি আপনি একটি সময়সীমা মিস করবেন। কখনও কখনও জীবন ঘটে এবং জিনিসগুলি সামনে আসে, তবে আপনি যদি মিস করা সময়সীমার আগে কাউকে বলতে পারেন যে আপনার একটি এক্সটেনশনের প্রয়োজন হতে পারে, তাহলে তারা আরও দ্রুত জিনিসগুলিকে তাদের প্রান্তে এলোমেলো করে দিতে পারে যাতে আপনি একটি সমাধানে একসাথে কাজ করতে পারেন৷
একটি উপন্যাসের একটি অধ্যায়ে কত শব্দ আছে
3. যখন আপনি সময় বন্ধ থেকে ফিরে আসছেন
যখনই আপনি কয়েকদিনের জন্য অফিসের বাইরে যাবেন, তখন একটি স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া সেট আপ করা ভাল অভ্যাস যাতে আপনি কখন ফিরে আসবেন, জরুরী পরিস্থিতিতে কীভাবে আপনার সাথে যোগাযোগ করা যেতে পারে এবং তারা কার সাথে যোগাযোগ করতে পারে তার বিবরণ দেয়। একটি দ্রুত প্রতিক্রিয়া জন্য ইতিমধ্যে. যাইহোক, আপনি যদি অপ্রত্যাশিতভাবে আউট হয়ে যান বা সহজভাবে ভুলে যান, তাহলে আপনার ইনবক্সে বসে থাকা জরুরি বার্তাগুলিতে প্রতিক্রিয়া জানানোর জন্য এখানে একটি ভাল উপায় রয়েছে৷
প্রাপক -
আপনার ইমেইলের জন্য আপনাকে অনেক ধন্যবাদ! আমি উত্তর দিতে আমার বিলম্বের জন্য ক্ষমাপ্রার্থী। আমি [এই তারিখ] থেকে আজ সকাল পর্যন্ত ব্যক্তিগত বিষয়ে উপস্থিত ছিলাম অফিসের বাইরে, কিন্তু আমি এখন উপলব্ধ এবং আপনার প্রশ্নের উত্তর দিতে পেরে খুশি।
আপনি যদি ক্লায়েন্টের সাথে ঘনিষ্ঠ হন তবে আপনি আপনার অনুপস্থিতির জন্য আরও নির্দিষ্ট কারণ দিতে পারেন, তবে আপনি স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করার জন্য প্রয়োজনীয় হিসাবে অস্পষ্ট থাকতে পারেন।
এই খোলার পরে, আপনি আপনার ক্লায়েন্টের প্রয়োজনীয় তথ্য দিতে পারেন।
4. যখন আপনি আর প্রকল্পের শর্তাবলী পূরণ করতে পারবেন না
জরুরী ঘটনা ঘটে। পরিবারের সদস্যরা অত্যন্ত অসুস্থ হয়ে পড়ে, একজন প্রিয়জন মারা যায়, আপনার একটি দুর্ঘটনা ঘটে এবং আপনি হাসপাতালে সীমাবদ্ধ। কখনও কখনও, জীবন কাজের পথে চলে যায় এবং আপনি যে প্রকল্পটি শেষ করার প্রতিশ্রুতি দিয়েছিলেন তা সম্পূর্ণ করতে পারবেন না।
যখন আপনি একটি ইমেলের উত্তর দিতে দেরি করেন এবং আপনাকে তাদের বলতে হবে যে আপনি আর প্রকল্পটি নিতে পারবেন না, বিষয়টিকে সুন্দরভাবে পরিচালনা করা এবং সমাধানগুলি অফার করা যেখানে আপনি করতে পারেন তা গুরুত্বপূর্ণ।
এখানে একটি উদাহরণ ইমেল রয়েছে যা আপনি আপনার পরিস্থিতি ব্যাখ্যা করতে সামঞ্জস্য করতে পারেন।
প্রাপক -
সম্প্রতি, আমি আমার ব্যক্তিগত জীবনে একটি বিধ্বংসী ঘটনার সম্মুখীন হয়েছি যা আমার কাজ করার ক্ষমতাকে উল্লেখযোগ্যভাবে প্রভাবিত করেছে। এই ইভেন্টের কারণে, আমি আর পর্যাপ্তভাবে আপনার প্রকল্প সম্পূর্ণ করতে সক্ষম হব না। অদূর ভবিষ্যতের জন্য, আমি আমার পরিবারকে সাহায্য করার জন্য সময় নেওয়ার সিদ্ধান্ত নিয়েছি, এবং আমি আপনার সম্পূর্ণ করতে সক্ষম হব নাপ্রকল্প
আমার জায়গায়, আমি এই ব্যক্তিকে কাজটি গ্রহণ করার জন্য অত্যন্ত সুপারিশ করছি। আমি আপনার প্রকল্পের বিশদ বিবরণে সেগুলি পূরণ করেছি এবং সেগুলিকে এই ইমেলে অনুলিপি করেছি যাতে আপনি দুজন প্রকল্পে প্রয়োজনীয় পরবর্তী পদক্ষেপগুলি সম্পর্কে কথা বলতে শুরু করতে পারেন৷ এই ব্যক্তির এই ক্ষেত্রে ব্যাপক অভিজ্ঞতা আছে এবং আমি মনে করি আপনি সত্যিই তাদের সাথে কাজ উপভোগ করবেন।
কপি আপনি যে নতুন ব্যক্তিকে চাকরি নিতে সুপারিশ করছেন ইমেলে যাতে আপনার ক্লায়েন্ট অবিলম্বে তাদের সাথে কাজ শুরু করতে পারে। এটি করা প্রত্যেককে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব আপনি যে প্রকল্পটি ছেড়েছিলেন তা বাছাই শুরু করতে সহায়তা করবে৷
প্রকল্পটি রূপান্তর করার জন্য আপনাকে যে পরিমাণ কাজ করতে হবে তা নির্ভর করবে আপনি যে ধরণের কাজ করছেন তার উপর। আপনি যদি একজন ফ্রিল্যান্স ভিডিওগ্রাফার হয়ে থাকেন এবং ইভেন্টটি আর কভার করতে না পারেন, তাহলে আপনি নতুন ফ্রিল্যান্সারকে ইভেন্টের বিশদ বিবরণ এবং ক্লায়েন্টের প্রত্যাশা সম্পর্কে অবহিত করতে পারেন যাতে তারা সেখান থেকে শুটিংটি নিতে পারে। আপনি যদি আপনার কোম্পানীর অন্য ব্যক্তির কাছে প্রকল্পটি স্থানান্তর করেন তবে তারা আশা করি আপনার কাজের বিবরণ এবং তারা যে ক্লায়েন্টটি আপাতত গ্রহণ করছে তার সাথে পরিচিত।
আমি আমার স্যুপে খুব বেশি লবণ দিয়েছি
আপনার দেরী ইমেল প্রতিক্রিয়া সৎ রাখুন
এমনকি যদি আপনি প্রতিক্রিয়া জানাতে বেশ কয়েক দিন সময় নেন, সম্পর্ক রক্ষা করতে আপনি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ যে কাজটি করতে পারেন তা হল আপনার যোগাযোগের সাথে খোলামেলা এবং সৎ হওয়া। লোকেরা সততার মূল্য দেয় এবং বিলম্বের জন্য সত্যিকারের ক্ষমা চাওয়া একটি শক্তিশালী বার্তা পাঠায় যে আপনি আপনার ভুলগুলি সংশোধন করতে প্রস্তুত।
ভবিষ্যতে, মনে রাখার চেষ্টা করুন যে একটি সংক্ষিপ্ত প্রতিক্রিয়া নীরবতার চেয়ে ভাল। আপনার কাছে পূর্ণ প্রতিক্রিয়া পাঠানোর সময় না থাকলে, একটি দ্রুত ইমেল পাঠান যে আপনি তাদের বার্তা পেয়েছেন এবং শীঘ্রই তাদের সাথে বিস্তারিত কথা বলার অপেক্ষায় রয়েছেন। তারপরে, আপনার ফোনে একটি অনুস্মারক সেট আপ করুন যাতে আপনার কাছে আরও সময় থাকে তখন আপনাকে উত্তর দেওয়ার জন্য অনুরোধ জানানো হয়। তাদের ভুলে যাওয়া হয়নি জেনে, কিন্তু আপনি অন্য কিছু পরিচালনার মাঝখানে আছেন, এই বার্তাটি পাঠায় যে আপনি যত্নশীল। সাড়া দেওয়া বন্ধ করবেন না; একটি দ্রুত বার্তা পাঠানোর জন্য মাত্র এক মুহূর্ত সময় নিয়ে একটি পার্থক্য তৈরি করতে পারে।
